李新恩

（中国石油化工股份有限公司北京燕山分公司，北京市 102500）

摘要：作为物资采购供应部门，无论是所供应的物资质量安全，还是物资采购经营安全、职工的工作环境安全、员工的身心健康安全，任何一个质量安全环节稍有不慎，将会给本企业带来很大损失。因此，构筑物资采购供应工作管理体系，建立并实施运行物资采购质量过程控制、物资采购经营安全、环保、健康安全的长效机制，成为我们物资管理部门的首要任务。本文从中石化北京燕山分公司物资装备中心（以下简称物装中心）物资采购过程控制入手，通过明确本单位各部门质量职责、物资采购管控内容及实施的程序，从物资采购质量控制管理、安全管理、环境保护管理、职业健康管理四个方面来具体实施运行物资采购管理体系保障能力，以确保我们所提供的物资采购质量达到本质安全。

石油石化行业具有连续、全天候生产的特点， 装置设备处于高温、高压、高腐蚀状态， 介质易燃、易爆、有毒。采购物资是否达到质量要求，直接关系到企业的本质安全。所以物资采购管理者必须牢固树立质量意识， 把采购质量放在首位， 从需求产生到物资采购和使用的全过程， 严格把好物资质量关。为此ISO9001：2008标准中的7.4要素从采购过程、采购信息及产品验证3个方面对采购做了明确的要求。
〈1〉^（1）  “采购过程：组织应确保采购的产品符合规定的采购要求。对供方及采购的产品控制的类型和程度应取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响。

组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方。应制定选择、评价和重新评价的准则。评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保持。

〈2〉  采购信息：采购信息应表达拟采购的产品，适当时包括：a) 产品、程序、过程和设备的批准要求：b) 人员资格的要求：c) 质量管理体系的要求。在与供方沟通前，组织应确保规定的采购要求是充分与适宜的。

〈3〉    采购产品的验证

      组织应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。

  当组织或其顾客拟在供方的现场实施验证时，组织应在采购信息中对拟验证的安排和产品放行的方法作出规定。”

依据上述ISO9001：2008标准中的7.4采购要素的内容，物装中心对照此标准内容，进行了实际工作细化操作与规范。

1.1 供应商管理部是中心物资质量检验操作规程的归口管理部门，主要负责：

1.1.1 建立健全中心物资质量检验操作规程制度。

1.1.2 组织对顾客反馈的物资质量检验问题进行追溯，并记录上报。

1.1.3对中心各部门物资质量检验操作规程执行情况监督和检查。

1.1.4 对出现的物资质量问题进行记录，并纳入对相关供应商和相关业务部门的考核。

1.2 物流部主要负责：

1.2.1到货物资质量检验、数量的点验和文件资料的核查；每月向供应商管理部提供物资质量检验信息；对合格物资办理入库手续，对不合格物资进行处置。

1.2.2质检组负责01类钢材、38类仪表阀和仪表管件、43类紧固件、46类阀门、47类管道配件和非标备品配件等物资的质量检验；如实做好质检记录，定期上报。

1.2.3物管员负责到货物资数量、规格、型号、包装等外观质量的检验和出入库。

1.3 采购部主要负责：

执行与采购物资相关的国家强制性标准或行业标准，采购满足客户质量要求的物资，确保到货物资的质量安全；负责化工原料、三剂的委托化验分析；组织大型机组设备、电器、仪表的现场联合验收；审核《发货单》填写是否符合要求，办理报检手续；负责对物资质量问题进行处理。

1.4计划控制部主要负责对顾客提报的物资需求计划按《物资需求审核管理程序》进行审核，落实顾客的质量要求，负责过程控制物资的报检，对物资质量问题进行处理。

1.5 企业管理部主要负责对物资质量检验管理进行考核。

2.具体管理和执行的方法：

2.1严格按照物资供应质量保障体系的规定和要求，明确中心各部门质量管理的职责分工和管控责任。

2.2 强化物资加工制造过程的质量监督和检查，燕山石化生产建设所

需的重要设备材料必须实施第三方监造。

2.3 实施质量保证金和质量保证函措施，约束供应商供货行为，保证供货质量。

2.4 执行物资质量问题报告和质量问题处理制度，实施闭环管理。

3.1 供应商准入

    供应商申请加入中石化网络的，必须符合中石化供应商网络的准入标准，在中石化供应商注册和管理信息系统中注册，具体见《供应商准入、许可供应产品目录变更及信息变更管理操作手册》。

各部门根据中心物资采购实际情况，对推荐准入的供应商，由申请部门填写《供应商网络采购权限申请表》，说明申请的原因和申请的产品，经部门领导审核后，报供应商管理部。

    供应商管理部审核供应商提供的资质信息资料和相关部门提供的推荐申请，在征求中心主管领导意见后，组织相关人员进行现场考察，出具现场考察报告。并按燕山分公司、中石化等相关规定进行逐级审批。

3.2准入审批

a)      对推荐准入的授权管理供应商，在供应商录入相关信息后，由供应商管理部通过网络上传现场考察报告和相关审批文件，并进行审核通过。

b)      对需进入总部直接管理的供应商，由供应商自行到总部申请，待总部审批通过后可直接使用，具体见《供应商准入、许可供应产品目录变更及信息变更管理操作手册》。

3.3 检查与监督：

供应商管理部对各部门执行供应商管理规定的情况进行检查和监督，发现问题，督促整改。检查结果与中心绩效考核挂钩。祥见表1

业务风险	控制点	适用单位	控制点分值	控制点相关资料
	1. 供应过程控制
经营风险：合同履行异常情况未及时解决，影响生产经营。	1.1物资供应部门加强供应过程控制，依据采购合同中确定的主要条款，跟踪监督合同履行情况,对出现异常的要出具书面报告并提出解决方案。	物资装备部（国际事业公司） 分（子）公司	3	异常情况处理记录
经营风险：未按规定监造，影响物资质量。	1.2物资供应部门对长周期重要设备和关键材料组织实施制造过程监造和检验，择优确定监检单位，签订监造、检验合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定最终监造和检验报告。	物资装备部（国际事业公司） 分（子）公司	4	监造协议 监造大纲 监造记录 监造报告
经营风险：运输方式不合理、未按规定办理投保、报关、商检影响生产，造成损失。	1.3物资供应部门根据生产建设进度需要和物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，负责办理运输、投保、报关、商检等事宜。	物资装备部（国际事业公司） 分（子）公司	3	运输、投保、报关、商检等相关单据
经营风险：采购物资质量不能满足生产要求，影响生产。 财务风险：交易不真实，影响财务报告。	1.4分（子）公司制订必检物资目录。对必检物资，分（子）公司物资供应部门组织质量检验，由质量检验部门判定质量状况，出具质量检验报告书；对验证放行物资，分（子）公司物资供应部门检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。仓储保管人员对符合合同要求的合格物资办理验收入库。	分（子）公司	4	必检物资目录 质量检验报告
经营风险：责任不明确缺乏监督，造成损失。 财务风险：交易不真实，影响财务报告。	1.5直接运抵现场的物资，由分（子）公司物资需用单位、物资供应部门等有关人员现场验收（必检物资检验部门人员须参加），办理交接手续，并签字确认。	分（子）公司	2	交接记录 验收报告
经营风险：物资质量不合格、交货不及时，造成损失。	1.6经检验不符合合同约定质量技术要求的物资，物资供应部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，物资供应部门要按照合同约定索赔。	物资装备部（国际事业公司） 分（子）公司	3	质量检验报告书 不符合合同要求的物资处理记录
	1.7一般物资储备管理参见《7.2存货管理业务流程》。	分（子）公司
	2.绩效评价、考核与监督
经营风险：未按规定分析，导致管理信息失真。	2.1物资装备部和分（子）公司物资供应部门每季度开展一次针对物资计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协议或合同签约与履行情况等物资采购供应活动专项分析，并形成报告。	物资装备部 分（子）公司	2	专项分析报告
经营风险：未按规定考核，降低物资供应管理控制效果。	2.2物资装备部对各分(子)公司实施季度物资供应管理绩效考核。分（子）公司将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入经济责任制考核，奖惩兑现。分（子）公司对需求计划提报不准确、不及时、造成物资积压或影响生产建设的，追究提报单位和审核部门责任。	物资装备部 分（子）公司	2	考核记录 经济责任制考核办法

 

二. 安全管理

我们依据Q/SHS 0001．1—2001 中石化（HSE）安全、环境与健康管理体系标准3．4 要素关于^（2）“承包商和供应商管理及3．4．1条款 总则

     承包商和供应商及相关方对公司的HSE业绩十分重要，应评估他们的HSE表现，对供应商的产品和售后服务应进行验证，确保其符合公司的HSE管理规定和要求。

3.4.3供应商管理

a)    对为公司和直属企业提供产品和售后服务的供应商，应制定资格预审、选用和续用标准。b) 要经常识别、管理与采购有关的危害和风险。”中的内容细则,制定出相应的采购物资安全管理目标方案。

具体安全措施：

1.1采购部负责需用计划的专业审核，实施采购前要和需用单位进行充分沟通，确保采购计划的准确及采购物资满足管理需用单位对产品的需要以及符合相关法律法规、规定和标准的要求。采购部在合同中明确产品的相关制造标准、运输和包装防护等要求。

1.2采购部负责对采购过程中的产品质量及生产进度进行监视，必要时要求供应商提供产品质量与进度报告等相关信息。对重要设备和材料，需要进行监造的，按照《监造管理规定》相关要求由采购部负责组织及监督监造工作，确保重要设备和材料的质量和进度处于受控状态，满足需用要求。

2.1.1物流部负责组织起草《质量检验操作规程》，报计划部组织相关部门讨论审核，报中心经理审批后实施。操作规程的主要内容应包括各类物资的检验管理办法、质检程序。

2.1.2检验和试验设备的配置、使用、维护、修理及报废等具体执行《监视和测量装置管理程序》和《计量器具管理规定》的相关要求执行。

2.1.3 检验人员需具备从事检验和分析工作的相关资格，持证上岗。检验人员的培训、资格认可和上岗证管理执行《人力资源管理程序》的有关规定。授权放行人员名录由物流部填报《授权放行人员名录审批表》，报计划部审核，主管经理审批后发布。授权范围内的物资必须经授权放行人员审核确认后才可放行。

2.2  化工原辅料和三剂的检验

2.2.1  采购物资到厂后，由采购一部直接与需用单位或其它相关方进行联系，委托相关质检机构进行检验，由质检机构出具检验合格报告。采购员办理入库手续时，必须出具由质检机构出具的检验合格报告才能办理入库。对燕化公司内部单位互供且需用单位认可免检的物资，采购一部需与需用单位沟通索取物资明细，建立免检物资目录，经需用单位确认后，将物资明细反馈到计划部和物流部，物流部对免检物资到货后直接办理出入库手续。

2.2.2采购员根据委托检验结果判断物资质量是否满足订货要求。对合格的物资按照《质量检验操作规程》相关规定将相关资料交付物管员，物管员办理入库手续，同时做好相关资料的存档。

2.3  01类钢材、43类紧固件、46阀门、47管道配件、38类仪表管阀件和53类非标备品备件等物资由物流部质检组负责检验。

2.3.1物资到货后，采购员审核《发货单》是否符合要求，签字确认，并将供应商的交货资料（产品合格证、材质证明、加工制造图纸等）一并及时传递给物管员，物管员根据《发货单》审核质量证明文件是否具备和匹配，并对采购物资的数量、规格和外观进行验收，验收合格后将《发货单》随同质量证明相关文件传递到物流部质检组。对在订货中有特殊制造要求的应提供相关检验资料（包括无损检验报告等）和技术协议等资料。

2.3.2  质检组按采购执行标准、加工制造图纸和技术协议等的要求对报检物资及时进行检验，具体执行《质量检验操作规程》。

3  物资出库过程中的监视

3.1  库存物资出库前，物管员按预留中物资相关要求核对出库物资的数量和型号，检查其外观、标识、包装和防护措施,不符合要求的物资不许出库。

3.2  在出库物资的装卸及运输过程中，物流部要对其过程进行监视，避免造成对物资质量、数量的损失。具体执行相关《物资配送管理程序》。

    计划部质量管理人员每月要对物流部物管员、质检组的入库检验实施情况进行检查和考核；对出现不合格品的采购部门要组织进行考核。供应商管理部要做好供应商的动态考核。

为落实环保责任制，有效治理环保隐患，从源头上消除和减少污染物产生量，全面推行清洁采购物资工作。保证环保隐患治理及时、规范、有效。本中心依据^（3）“GB/T 24001—2004 / ISO 14001：2004 环境管理体系  要求及使用指南4．1要素  总要求。

组织应根据本标准的要求建立、实施、保持和持续改进环境管理体系，确定如何实现这些要求，并形成文件。组织应界定环境管理体系的范围、并形成文件。”按采购、仓储、配送等过程进行管理，节约能源，预防或减少环境污染，符合相关环境保护的法律、法规、标准及其它要求。

   具体工作内容有：

1.  获取、识别和更新环保法律、法规和标准

物流部负责获取环境保护法律、法规及标准，识别出中心应该遵守的环境保护法律、法规及标准，确定各适用条款，并对他们及时更新，将有关信息及时传递到有关部门，具体执行《法律法规和其它要求符合性管理程序》。

2  识别、评价环境因素

2.1  各部门根据《环境因素识别与环境影响评价管理程序》对本部门的环境因素进行识别，识别出环境因素后，要进行环境影响评价并填写《环境因素识别评价表》，判定其环境影响，确定是否为重大环境因素。

2.2  各部门将判定的重大环境因素汇总，形成部门的《重大环境因素控制改进措施清单》，由部门负责人审核，交物流部汇总分析、评价，形成中心的《重大环境因素控制改进措施清单》，报中心安全生产管理委员会讨论批准，由经理签发。

2.3  制定中心的年度环境保护目标

每年12月底之前，物流部负责制定中心下年度的环境保护目标和各部门的分解指标，报企发部汇总，在下年度1月20日之前，编制中心的QHSE目标和指标及各部门的分解指标，报经理办公会讨论，中心绩效考核领导小组通过，经理签发至各部门。

3  制定环境保护管理方案

3.1  物流部负责与燕山石化公司有关部门沟通，结合技改技措和安全环保隐患治理项目，编制中心《QHSE管理方案一览表》。制定实施方法、资金等，报主管经理审核，经经理办公会讨论批准，经理签发后下发至各有关部门。

3.2  各部门就对具有重大环境影响的活动和过程实施控制，这些活动和过程包括：

a)    危险化学品及剧毒品的采购、运输、装卸、仓储和配送；

b)    技术改造项目的立项、规划、设计和施工；

c)    废弃物的处理、贮存和利用；

d)    能源、资源的消耗。

4  对供应商环保管理

供应商管理部在对供应商进行资质审核、表现评价时，应考虑供应商的有关环保方面的内容。采购部在采购过程中，要将中心的有关环保方面的要求告知供应商，并对其所提供的三剂、设备、原辅材料、备品配件等产品的环保要求，在合同或协议中提出，不符合要求的应退货或限期整改。对危险化学品的管理执行《危险化学品管理程序》。

5  环境监测与评价

5.1  物流部负责环境监测和评估环境质量，确定监测点位、项目、频率，保证对废弃物排放数量和质量进行有效的监控。

5.2  物流部要定期对中心的废弃物排放状况及环境质量做出评价，为中心环境保护工作决策提供依据。执行《环境和职业健康安全绩效监视与测量管理程序》。

6  检查监督

6.1. 所有新、改、扩建项目的环境保护管理工作应遵守国家、地方政府和公司的建设项目环境保护管理办法（条例），环保三同时的具体工作由物流部按照有关建设项目环境保护管理规定执行。

6.2 物流部每半年组织各部门对环保设施、废弃物排放源等作业环境进行巡检，并做好记录，进行监督与考核。

为实现关心爱护员工健康，预防职业病危害，提高员工自我保护能力，本中心依据⁽⁴⁾  “GB/T 28001—2001  职业健康安全管理体系   规范中的4.3.4职业健康安全方案

组织应制定并保持职业健康安全管理方案，以实现其目标。方案应包含形成文件的：a)为实现目标所赋予组织有关职能和层次的职责和层次的职责、权限；b)实现目标的方法和时间表。”本中心坚持全员、全过程、全方位、全天侯的安全监督管理原则，预防、控制和消除职业病危害，保护员工身体健康及其权益，保障中心安全稳定生产，减少人员伤害、减少财产损失。

具体工作措施：

1  获取、识别和更新职业健康安全法律、法规和标准

物流部负责获取职业健康安全法律、法规及标准，识别出中心应该遵守的法律、法规及标准，确定各适用条款，并对他们及时更新，将有关信息及时传递到有关部门，具体执行《法律法规和其它要求符合性管理程序》。

2  危害识别与风险评价

2.1  物流部负责组织各部门对中心的工作场所以及采购、仓储、配送等过程进行危害识别与风险评价，具体执行《危害识别与风险评价管理程序》。

2.2  各部门对所识别的不可容忍的风险以及重大风险进行汇总，形成部门的《重大及不可容忍的风险控制改进措施清单》，报物流部，物流部进行汇总，形成中心的《重大及不可容忍的风险控制改进措施清单》，提交中心安全生产管理委员会讨论批准，经理签发。

每年12月底之前，物流部负责制定中心下年度的职业健康安全目标和各部门的分解指标，报企发部汇总，在下年度1月20日之前，负责编制中心的QHSE目标和指标及各部门的分解指标，报经理办公会讨论，经理签发至各部门。

4.  制定职业健康安全管理方案

物流部负责与燕山石化公司有关部门沟通，结合技改技措和安全环保隐患治理项目，组织有关部门制定中心管理方案，报主管经理审核，经理办公会讨论批准，经理签发至各有关部门。物流部组织有关部门定期对管理方案进行评审。

供应商管理部在对供应商进行资质审核、表现评价时，应考虑供应商的有关职业健康安全方面的内容。采购部在采购过程中，要将中心的有关职业健康安全方面的要求告知供应商，并对其所提供的化工三剂、设备、原辅材料、备品配件等产品的职业健康安全要求，在合同或协议中提出，不符合要求的应退货或限期整改。对危险化学品的管理执行《危险化学品管理程序》。

a)     物流部定期组织相关部门进行综合性安全检查；定期对特种设备进行安全检查；

b)     经理办不定期对中心的卫生状况进行检查；

c)     各部门对本部门的职业健康安全、卫生进行检查，查出的问题要及时整改。

当前，中石化燕山分公司物资装备中心正在加大物资采购管理体系的推进，并已付诸实施了质量、安全管理、职业健康安全、环境管理四大管理体系的有效运行程序，并依据GB/T 19001—2008 idt ISO 9001:2008《质量管理体系要求》、GB/T 28001---2007《职业健康安全管理体系 标准及使用指南》、GB/T 24001—2004 idt ISO 14001:2004 《环境管理体系规范及使用指南》、Q/SHS 0001.1---2001《中国石油化工集团公司安全、环境与健康（HSE）管理规范》四个标准进行了物资采购全过程控制，通过对物资采购管理体系的有效运行，充分规范了本中心物资采购管理工作，提升了物资采购在物资质量、安全、环保、健康四个方面管理工作的质量水平。

 

  参考文献：

[1]GB/T 19001—2008 / ISO 9001：2008 质量管理体系  要求7．4  采购要素中三项内容。《中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局  中国国家标准化管理委员会2008-12-30 发布》6—7。

[2]Q/SHS 0001．1—2001 中石化（HSE）安全、环境与健康管理体系标准3．4 要素 承包商和供应商管理及3．4．1和3.4.3条款。《中国石油化工集团公司 2001-02-08 发布》12—13

[3]GB/T 24001—2004 / ISO 14001：2004 环境管理体系  要求及使用指南4．1要素  总要求。《中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局  中国国家标准化管理委员会2005-05-10 发布》 3—4

[4]GB/T 28001—2001  职业健康安全管理体系   规范中的4.3.4职业健康安全。《中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局  中国国家标准化管理委员会2001-11-12发布》 8—10

                                             

作者简介：李新恩（ 1962.5—），男，籍贯山东省文登市人，中国石油化工股份有限公司北京燕山分公司物资装备中心经济师，主要从事物资采购和物资质量检验技术管理工作。